Strukton

Van papieren keuringsformulieren naar handige app

Strukton Rail[ is gespecialiseerd in spoorbouw- en technologie. Het bedrijf ontwikkelt, bouwt, installeert en onderhoudt spoor- en treinsystemen. Een belangrijk tijdrovend, papieren werkproces met keuringsformulieren voor een van de afdelingen van Strukton Rail is door BD System Builders gedigitaliseerd. Papieren keuringsformulieren maakten plaats voor een handige app. Voor de betrokken medewerkers werkt dit een stuk efficiënter en uitvoerders hebben nu ook realtime zicht op de voortgang van werkzaamheden.

De vraag:

De afdeling Seinwezen & Voedingen (treinbeveiliging) werkte aanvankelijk met keuringsformulieren die op papier werden verstrekt aan uitvoerders. Deze formulieren zijn ook belangrijk voor de facturatie. Werkvoorbereiders waren veel tijd kwijt aan voorbereidingen en het printen van documenten. Bovendien konden ze de voortgang van de uitvoering niet (realtime) volgen en bijsturen. Inzicht krijgen betekende vooral veel met andere mensen bellen en e-mailen. Dit hele werkproces kon een stuk efficiënter, was de verwachting.

Oplossing:

In samenspraak met de betrokken medewerkers heeft BD System Builders dit werkproces in 2019 gedigitaliseerd met een maatwerk app, gebouwd in FileMaker®. Hierdoor is de digitale variant van het keuringsformulier door uitvoerenden eenvoudig in te vullen met een pc, tablet of mobiele telefoon.

Resultaat:

Het werkproces is een stuk efficiënter en werkvoorbereiders hebben nu realtime zicht op de voortgang van de werkzaamheden. Naast dit hoofddoel zijn nog meer voordelen gerealiseerd. Resultaten van de werkzaamheden zijn direct te verwerken voor rapportages en facturatie. Standaardisatie van het werkproces geeft alle gebruikers bovendien meer duidelijkheid. Er is nu versiebeheer voor de keuringsformulieren, aanzienlijk minder papierwerk en papierverbruik en alle geregistreerde data staat voortaan overzichtelijk in één centrale database.